De basis voor de indeling van een functie is de functiebeschrijving, opgesteld volgens de door cao-partijen overeengekomen kwaliteitseisen. De functiebeschrijving moet aan de volgende kwaliteitseisen voldoen:

1. Actualiteit
   Een functiebeschrijving geeft een helder en volledig beeld van een functie rondom het moment van beschrijven weer. De beschrijving van de actuele situatie (IST situatie) moet worden weergegeven, daarbij zijn maatgevend de actuele, feitelijke werkzaamheden.
2. Plaats in de organisatie
   Functies staan niet op zichzelf maar hebben relaties met andere functies in de organisatie. In dit onderdeel beschrijft u van wie de medewerker leiding ontvangt en aan wie de medewerker eventueel leiding geeft. Specificeer daarbij ook de vorm van leidinggeven, bijvoorbeeld hiërarchisch, operationeel  of functioneel.
3. Kern van de functie
   De functiebeschrijving geeft heldere informatie over de kern en/of het doel van de functie binnen de organisatie en de activiteiten, zodat de functie herkenbaar is, voor de organisatie en medewerker en de indeling van de functie eenduidig kan worden bepaald. De aandachtsgebieden van activiteiten (kerntaken of resultaatgebieden) kunnen afgeleid worden van het doel van de functie, de missie en/of organisatiedoelstelling en per kerntaak/resultaatgebied uitgewerkt worden in kernactiviteiten.
4. Gezichtspunten
   De niveau onderscheidende elementen in FWG VVT zijn direct afgeleid van 9 gezichtspunten. In de functiebeschrijving dient bij deze gezichtspunten helder beschreven te worden de voor de functie specifieke eisen: 

1. kennis;
2. zelfstandigheid;
3. sociale vaardigheden;
4. risico’s, verantwoordelijkheden en invloed;
5. uitdrukkingsvaardigheid;
6. bewegingsvaardigheid;
7. oplettendheid;
8. overige functie-eisen;
9. inconveniënten.

Het is van belang om de samenhang (consistentie) tussen de hierboven genoemde onderdelen te borgen: de activiteiten moeten afleidbaar zijn van de kern en/of het doel van de functie, de functie-eisen moeten afleidbaar zijn van de activiteiten.