Een gedeelde visie op zorg en technologie is voor elke zorgorganisatie een must. Deze visie beantwoordt de vraag hoe de technologie aantoonbaar bijdraagt aan het werk- en leefplezier van alle medewerkers en cliënten en is tevens de basis voor het (door)ontwikkelen van het technologiebeleid. Bij het ontwikkelen van je visie zijn zorgprofessionals, de raad van bestuur, de raad van toezicht, de OR, de ledenvereniging, de cliëntenraad en vertenwoordigers van de afdelingen ICT en Facilitair betrokken. Zij kunnen vanuit kennis en ervaring waardevolle en feitelijke uitspraken doen over technologie in relatie tot de zorgvisie en de cultuur van de organisatie. Zo ontwikkel je een gedragen en vastgestelde visie waarmee je besluiten neemt, aanbestedingstrajecten start en richting geeft aan toekomstige plannen en projecten.

•  Hoofdstuk 3 van de handreiking 

Als vertrekpunt is eveneens belangrijk om het eigen huis op orde te hebben. Bepaal allereerst duidelijk je doel en de plek waar je nu staat. Zorg dat je het project zelf kunt besturen en bemensen qua kennis en capaciteit. Beleg kennis, beslissingsbevoegdheid en eigenaarschap goed in een betrokken project- en stuurgroep. Toekomstbestendige ICT vraagt meer om een regieorganisatie dan in het verleden de ICT beheerorganisatie. Richt een regieorganisatie in waarin beheer en optimalisatie samenvallen en bouw je bestaande (eigen) beheerorganisatie af. Ontwikkel een goed partnerschap en een volwassen bedrijfsvoering met je ICT leverancier vanuit deze nieuwe rol. Zorg tijdens het project dat je de nieuwe toepassingen veilig, betrouwbaar, duurzaam en doelmatig kunt toepassen en beheren. Blijf daarbij alle innovaties uitvoerig toetsen op (nieuwe) risico’s.

• Hoofdstuk 2 van de handreiking
   

Architectuur brengt binnen een zorgorganisatie structuur aan, bestuurt de ICT en geeft inzicht in de opbouw, de samenhang en de ontwikkeling van de informatievoorziening. Daarnaast maakt architectuur de samenhang duidelijk tussen de bedrijfsstrategie, de IT-strategie, de informatievoorziening en de ICT. De invulling en uitwerking van de architectuur doe je aan de hand van de volgende leidende principes:

• de overkoepelende ICT visie is altijd leidend;
• 100% WEB;
• alles heeft een eigenaar;
• een ICT investering wordt altijd onderbouwd met een businesscase.

De ICT architectuur en de leidende principes vormen samen je technologiebeleid: hét toetsingskader bij al je keuzes op ICT gebied.

In je beleid komen onderwerpen aan de orde als:

• ICT visie/strategie/regie, Cloud kantoorautomatisering;
• SaaS services (online software als dienst);
• Cloud platform (online opslag van data);
• Cloud Identity (iedere medewerker krijgt een eigen toegang tot online software);
• data integratie (het koppelen van de verschillende informatie en systemen);
• Access (veilig toegang tot internet van alle devices en domotica).

• Hoofdstuk 4 van de handreiking
   

Verbindt de onderwerpen uit het technologiebeid met de onderdelen uit het Functionele Programama van Eisen (PvE). Dat zijn o.a.: toegang, gebouwgebonden, software netwerken, bereikbaarheid, Radio Televisie Internet (RTVI) en draadloos. Het PvE vertaalt de visie, de architectuur en de leidende principes naar concrete situaties in de dagelijkse praktijk. Hiermee vormt het PvE ook de basis voor de uitvraag naar leveranciers.

• Hoofdstuk 5 van de handreiking
   

Om de toekomst te kunnen ontwerpen, inrichten en faseren moet je de bestaande  netwerkinfrastructuur eerst inventariseren. Dan wordt duidelijk wat er bij moet komen, wat moet worden vervangen, wat anders moet worden ingericht en wie welke rechten heeft. Doe de inventarisatie aan de hand van de volgende aandachtsgebieden:

• het vaste netwerk
• het draadloze netwerk
• de medewerkerbeleving van wifi
• de firewall/internetontsluiting
• de overbodige apparatuur en verbindingen
• de inrichting en status van de technische ruimtes
• het gebruik van bekabeling en kleurcoderingen
• de beoordeling van aangeleverde netwerkdocumentatie
• de contractanten en de aantallen ‘vreemde’ acces points.

• Hoofdstuk 6 van de handreiking 
   

ICT moet waarde toevoegen voor de cliënt, de zorgprofessional en de zorgorganisatie. Deze toegevoegde waarde moet qua kosten betaalbaar en verdedigbaar zijn. Gemiddeld gaven  zorgorganisaties in 2019 nog 4,57% van hun omzet uit aan ICT. Door de toenemende digitalisering stijgt dit percentage.

Lees hier verschillende scenario’s voor een schatting van kostenstijging voor ICT voor jouw type organisatie.

Maak de kosten van alle ICT projecten inzichtelijk in drie posten:

• operationele kosten;
• investeringskosten;
• projectkosten.

Werk deze kostenposten uit a.d.h.v. de onderdelen uit het technologiebeleid en het PvE.  

• Hoofdstuk 7 van de handreiking 
   

Een goed uitvraagproces vraagt om een dynamische aanpak en een open en flexibele houding van de zorgorganisatie en de leverancier. Zorg daarbij dat de juiste kennis goed wordt belegd in de project- en stuurgroep. Dat is kennis over de gevraagde netwerkinfrastructuur, over de werkprocessen en wensen van de gebruikersorganisatie, over de budgetten en over (lopende) contracten met dienstverleners. Voordat de daadwerkelijke uitvraag begint, zorg je voor een goed beeld van het beschikbare aanbod aan levenciers. Daarvoor vraag je potentiele leveranciers of zij kunnen bieden wat jij vraagt en of zij binnen de gevraagde termijnen kunnen leveren. Als beide het geval is, nodig je ze uit voor een kick-off. Daar is ruimte voor informatie en vragen over inhoud, verwachtingen en afspraken. Zo stel je leveranciers in staat om met een gericht aanbod te komen.  (Bekijk ook als voorbeeld het webinar waarin Woonzorg Flevoland vertelt hoe zij dit aanpakken met hun leveranciers. En hier een webinar met tips van Intrakoop.

• Hoofdstuk 8 van de handreiking 
   

De uitvraagset wordt gemaakt door de projectleiders en vertegenwoordigers van de afdelingen ICT en inkoop. Het doel ervan is om de eigen doelstellingen te benoemen, tot vergelijkbare aanbiedingen te komen en misvattingen in het proces te voorkomen. De uitvraagset beslaat de volgende onderwerpen:

• ICT visie en strategie;
• PvE;
• niet functionele eisen en randvoorwaarden;
• AIVG Algemeen;
• AIVG module ICT;
• eigen verklaring uitsluitingsgronden;
• randvoorwaarden;
• interoperabiliteitsverklaring;
• technische verdieping ICT basis infrastructuur;
• netwerktopologie.

Bekijk ook het webinar met tips van Intrakoop voor inkoop van ICT.

• Hoofdstuk 9 van de handreiking 
   

Een transparant keuze- en beoordelingsproces start met een longlist van leveranciers. Gebruik daarbij de volgende overwegingen: de leverancier werkt vanuit een visie, zorgt voor een goede begeleiding en een projectmatige aanpak, draagt actief bij in probleemoplossing, staat garant voor continuïteit en beschikt over de juiste referenties en resulaten. Na de beoordeling van de longlist maak je een shortlist van de drie beste leveranciers. Zij krijgen de uitvraagset en maken een offerte. Vergelijk de offertes op inhoud en service en maak vervolgens een gunningsadvies. Daarin onderbouw je de keuze voor de een en de afwijzing van de anderen. Deel het uiteindelijke definitieve advies met de drie leveranciers.

• Hoofdstuk 10 van de handreiking 
   

Bij de contractering is het belangrijk om te werken aan een dienstenovereenkomst en niet aan een levering van goederen met een onderhoudscontract. Blijf daarbij dicht bij de gewenste rol en verhouding tussen klant en leverancier. Essentieel hierin is de nabijheid en de actieve rol van de leverancier om continu verantwoordelijk te zijn voor de techniek in de dagelijkse zorg. Maak in het contract duidelijke afspraken over (inspannings)verantwoordelijkheden, eigenaarschap van data, inrichting en hardware maar bijvoorbeeld ook over een mogelijk vervroegd afscheid van je leverancier.

Mail aan academie@actiz.nl als je wilt deelnemen aan een cursus IT-contractering. En bekijk hier het model verwerkersovereenkomst Zorg.

• Hoofdstuk 11 van de handreiking 
   

Wanneer de infrastructuur in gebruik is, moeten de technische vereisten en ervaringen van de eindgebruikers worden gemonitord. Blijf daarbij als organisatie de resultaten altijd toetsen aan je visie en beleid. De monitoring en doorontwikkeling van de infrastructuur is een gezamenlijke verantwoordelijheid van de zorgorganisatie en de leverancier. Een goede samenwerking is daarvoor cruciaal. Blijf bij de toepassing van digitale technologie als zorgorganisaties altijd wel zelf in de lead. Zo voorkom je dat je ooit in een lock-in situatie terecht komt en niet van leverancier kunt veranderen.

• Hoofdstuk 12 van de handreiking