Nieuwe afspraak: planning = realisatie

Sinds 2019 geldt de afspraak dat je de gedeclareerde tijd ook mag afleiden uit de geplande tijd. Dit betekent dat van tevoren wordt ingepland hoeveel tijd de wijkverpleegkundige ongeveer bij de cliënt doorbrengt. Deze geplande tijd staat in het zorgplan en wordt opgenomen in de routeplanning.

Een wijkverpleegkundige stelt immers een indicatie voor hoeveel zorg er nodig is en stelt een zorgplan op. Dit wordt vervolgens in een planning opgenomen, waarin staat wie wanneer bij de cliënt langsgaat voor de zorgverlening. Indien nodig wordt dit bijgesteld. Door deze indicatie als registratie te hanteren en niet de precieze werkelijke tijd bij de cliënt, hoef je onderweg én op kantoor niets meer bij te houden.

Lastig in de praktijk

Het blijft belangrijk dat de geplande tijd blijft aansluiten op de zorg die ook daadwerkelijk wordt geleverd. Dit blijft voor sommige zorgorganisaties in de praktijk nog best lastig. Het kan een valkuil zijn om na de route bijvoorbeeld nog allerlei correcties door te voeren, zodat de planning weer aansluit op de werkelijke tijdsbesteding. In feite blijft de ‘minutenregistratie’ dan in stand en blijf je de administratieve lasten houden. Maar hoe moet het dan wel?

Verderop in dit artikel worden twee voorbeelden van zorgorganisaties gegeven die onderweg zijn met het afschaffen van de minutenregistratie. Het blijkt cruciaal te zijn dat de zorgorganisatie en alle teams de ruimte voelen om het ‘minuten-denken’ los te laten en alleen bij structurele veranderingen het zorgplan aan te passen.

Na meerdere pogingen nog niet gelukt

De eerste poging om de minutenregistratie af te schaffen, was in het jaar 2009. Toen wilde toenmalig staatssecretaris van Volksgezondheid, Wetenschap en Sport (VWS) Jet Bussemaker de registratie afschaffen. De aanleiding vormde een motie (De Vries) die breed werd aangenomen in de Tweede Kamer. Hierin werd de regering verzocht om opdracht te geven aan de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) en de zorgkantoren om per direct iedere verplichting tot registratie in minuten te schrappen. Staatssecretaris Bussemaker liet toen in haar reactie weten dat ‘afschaffen’ niet kan, maar optimaliseren wel. Daarbij wilde zij ook enkele pilots laten draaien, die gericht waren op een alternatieve registratie op basis van het zorgplan.

Vier jaar later (in 2013) leidde dit nog niet tot het gewenste resultaat. Vervolgens wilde ook staatssecretaris Martin van Rijn de minutenregistratie afschaffen. Hij ontwikkelde daarbij een handreiking op basis van de registratiemethode planning=realisatie. Het ministerie van VWS gaf in deze handreiking aan dat het nooit verplicht is geweest om de geleverde zorg (die basis was voor de declaratie en voor de eigen bijdrage) per se in uren, minuten of dagdelen uit te drukken. Deze krachtige’ boodschap zou moeten helpen om de minutenregistratie af te schaffen.

Schrapsessies

Maar dat het onuitroeibaar lijkt, blijkt wel uit schrapsessies begin 2018. Gedurende drie sessies zijn onderwerpen verzameld waar wijkverpleegkundigen het meest last van hebben omtrent de onnodige regeldruk. De minutenregistratie kwam naar voren als een grote bron van administratieve lasten. Oftewel: de minutenregistratie is duidelijk (nog) niet afgeschaft.

Demissionair VWS-minister Hugo de Jonge besloot eind 2018 dat er een convenant moest komen: het convenant ‘afschaffen minutenregistratie’. Eind 2018 is dit gepubliceerd als bijlage bij een brief aan de Tweede Kamer. De rode draad door dit convenant is het werken met de registratiemethode ‘zorgplan=planning=realisatie, tenzij’, waarbij iedere betrokken partij taken krijgt toebedeeld om deze registratievorm mogelijk te maken.  

Een belangrijk zin in dit convenant is dat ‘in het kader van deze registratiestandaard niets extra’s wordt vastgelegd en uitgevraagd, dan datgene wat in de richtlijnen van de beroepsgroep is vastgelegd.’ Deze zin sluit aan bij het standpunt van ActiZ dat de zorgprofessional niets moet merken van de achterliggende financiële verantwoording, maar zich volledig moet kunnen richten op het eigen vak.

Een andere belangrijke bijlage bij de Kamerbrief was een brief van de NZA  aan Zorgverzekeraars Nederland (ZN). In deze brief werd ruimte geboden voor een andere kijk en uitvoering van de controle op de wijkverpleging. Vervolgens zijn door deze partijen allerlei hulpmiddelen ontwikkeld om hier daadwerkelijk invulling aan te geven. ActiZ heeft naar aanleiding hiervan meerdere ledenbijeenkomsten gehouden over de invulling van de nieuwe registratiemethode ‘zorgplan=planning=realisatie, tenzij’. Maar de hamvraag blijft: gaat het nu wél lukken om de minutenregistratie af te schaffen?

Wat maakt het zo lastig?

De vier knelpunten hieronder maken duidelijk dat het afschaffen in de praktijk niet zo eenvoudig is.

Een verandering in tijdsregistratie is daarom geen klein onderwerp; het raakt aan bijna alle interne processen (zorgregistratie, declaratie, salarisadministratie) en cultuur in een organisatie. Dit maakt het weerbarstig. Te makkelijke uitspraken dat iets niet hoeft, terwijl er wel op gecontroleerd blijft worden, maken het lastig om erop te vertrouwen dat de minutenregistratie echt losgelaten kan en mag worden.

Jeroen van den Oever, ActiZ-bestuurder, vindt dat een oplossing deels in een nieuwe bekostiging van de wijkverpleging ligt. ‘Willen we dit echt achter ons laten, dan moeten we over naar een andere bekostiging die niet meer uitgaat van geleverde minuten zorg. Dit kunnen bijvoorbeeld maandtarieven zijn. Dit vraagt wel om een paradigmaverschuiving, waarin niet langer gewerkt wordt vanuit georganiseerd wantrouwen, maar vanuit gefundeerd vertrouwen in de context van een goede relatie tussen financier en aanbieder. Pas dan verminderen de administratieve lasten.’

Zo kan het dus ook: Icare en Amaris Zorggroep zijn (goed) onderweg

Icare en Amaris Zorggroep zijn voorbeelden van zorgorganisaties die goed onderweg zijn om de minutenregistratie af te schaffen. Hoe hebben zij dit gedaan? We beginnen bij Icare, een zorgorganisatie in Meppel.

Vanaf 2012 ging Icare de uitdaging aan: minder administratieve lasten. Maar de grote omslag kwam pas eind 2018. Het jaar waarin demissionair minister Hugo de Jonge het convenant publiceerde ‘afschaffen minutenregistratie’. Dit document gaf Icare het laatste zetje in de juiste richting. Ria Oltholf, manager bedrijfsvoering bij Icare, licht toe. ‘In 2012 is Icare gestart met de implementatie van het zorgplan: planning = realisatie, tenzij. Maar terugkijkend op dit proces, bleef in feite de basis, de minutenregistratie, hetzelfde. Het werd bijna een ‘kunstje’, zoals een technische aanpassing om de tijdsregistratie eenvoudiger te maken. Maar met zoiets kleins verander je niet de minutenregistratie.’

Alles vanaf de voorkant

‘Met alle beschikbare handreikingen voor het afschaffen van de minuten registratie zijn we bij Icare aan de slag gegaan om processen te vereenvoudigen, met als doel de administratieve last voor alle zorgmedewerkers terug te dringen’, aldus Olthof. De basis voor de declaratie is de planning, opgesteld op basis van het zorgplan.

Er is samen met een aantal wijkteams een professioneel planproces ontwikkeld dat uitgaat van de klant-medewerkersreis. Deze nieuwe werkwijze is geen ‘kunstje’ maar een cultuurverandering die vraagt om een andere manier van werken en denken: loslaten en anders vasthouden. Dat gaat niet vanzelf. 'We willen vooral bouwen op een stevige basis vanuit de inhoud van het vak en resultaten voor de klanten. En van daaruit zorgen voor een zo eenvoudig mogelijk werkproces. Als je goed kan voorspellen welke zorg nodig is voor welke cliënt, hoef je ook niet met de minutenregistratie te werken.' De rapportage op het behalen van doelen zijn input voor het aanpassen van het zorgplan en zonodig de planning.

Doelgroepgerichte afstemming

Bij Amaris Zorggroep (regio Gooi, Vechtstreek en Eemland) stonden ‘gedrevenheid en nauwkeurigheid’ centraal toen zij de nieuwe methode uitrolden. Ze begonnen met drie verschillende pilotteams. Elk met een eigen planning én zonder minutenregistratie. Marieke Hup, wijkverpleegkundige bij Amaris, legt het proces uit. ‘De routes die collega’s liepen waren wel duidelijk. Het ging ons vooral om de indirecte tijd, die niet vastligt in een route. Dat wilden we onderzoeken.’

Na een pilot met drie verschillende teams, koos Amaris ervoor om te werken met een team wijkverpleegkundigen die op basis van verschillende doelgroepen de cliënten van tevoren indiceert. ‘Collega’s zijn gevraagd om die casussen te indiceren. Dit zijn we gaan bundelen aan de tijd die ze daadwerkelijk bij iemand thuis waren. Daar kwam een redelijk beeld uit.’ Inmiddels zijn de helft van alle wijkteams over op deze methode.

Tenzij is weg

Wat vrij uniek is aan de methode van Amaris, is dat men zonder ‘tenzij’ werkt (uit zorgplan = planning = realisatie, tenzij). Door geen correcties achteraf door te voeren, komen de medewerkers echt los van de tijdsregistraties. De focus ligt geheel op het tijdig bijstellen van het zorgplan. Daarnaast heeft Amaris een hulpmiddel ontwikkeld voor wijkverpleegkundigen, om de tijd die nodig is voor afstemming met andere hulpverleners (zoals huisartsen en mantelzorgers) vooraf in te schatten. Daardoor hoeft dit niet meer achteraf te worden vastgelegd.

Verder is het Amaris gelukt om de gewerkte tijd los te koppelen van de geplande tijd in zorgplannen en planning. Deze stap is noodzakelijk om de minutenregistratie succesvol af te schaffen. Tegelijkertijd is het loskoppelen ook een van de grote knelpunten waar zorgorganisaties tegenaanlopen.

Marieke Hup glimlacht als ze denkt aan haar eerste dag zonder minutenregistratie. ‘De eerste dag dat je wakker wordt zonder te registeren, is heel fijn wakker worden.’ Hup merkt dat zich nu veel bezighoudt met het vak. ‘Hierom heb je voor de zorg gekozen.’ Daarnaast is het teamgevoel versterkt. ‘Met z’n allen zorg je ervoor dat een zorgplan zo accuraat mogelijk is. De tijdsregistratie is nu geheel gebaseerd op het zorgplan. Om dit goed te doen is men wel meer tijd aan het zorgplan kwijt, maar dat wordt ervaren als onderdeel van het vak. Een goed zorgplan ondersteunt de professional én het team in het bieden van goede zorg.

Dat is ook de ervaring bij Icare: wijkverpleegkundigen geven aan dat ze ‘nu veel meer bezig kunnen houden met hun eigen vak’. ‘Teamleden voelen zich meer gezien en waardevol’. Het draait niet meer om het sturen op productiviteit en verantwoording, maar om kwaliteit en professionaliteit. Andere voordelen die worden genoemd:

• Door minder te sturen op productiviteit ontstaan ook langere routes.
• Hierdoor is het mogelijk om grotere contracten aan te bieden, die het aantrekkelijk maken om in de wijkverpleging te werken. Bij Zorggroep Amaris werkt men alleen nog maar met vaste diensten.
• Minder werkdruk door realistisch te plannen in plaats van sturen op de hoge productiviteit.
• Een betere capaciteitsplanning doordat veel meer wordt vooruitgekeken naar de verwachtte zorgvraagontwikkeling. 

Update maart 2023: cliëntprofielen

Een jaar na de publicatie van dit artikel zijn verschillende ontwikkelingen geweest rondom het afschaffen van de 5-minutenregistratie. Een belangrijke ontwikkeling is de nieuwe bekostiging voor de wijkverpleging op basis van cliëntenprofielen. Een cliëntprofiel geeft inzicht in de zorgvraag van cliënten op basis van een aantal cliëntkenmerken. Zorgorganisaties zouden naar verwachting 1 april 2023 kunnen beginnen met deze nieuwe vorm van registratie, zodat per 1 januari 2024 iedere organisatie dit kan toevoegen aan de declaraties. Maar dit is nu uitgesteld naar op z'n vroegst volgend jaar.

 De bedoeling is dat aan de hand van cliëntprofielen meer bekostigd gaat worden op basis van week- en maandtarieven, maar dat is een geleidelijk proces. Het registratieproces wordt met week- en maandtarieven eenvoudiger gemaakt, omdat niet meer per 5 minuten geregistreerd en verantwoord hoeft te worden. Op deze wijze helpen cliëntprofielen het op termijn mogelijk te maken dat de 5-minutenregistratie kan worden afgeschaft.

Bron uitgelichte foto bovenaan: fotograaf Frank Muller.

Dit artikel verscheen eerder in december 2021.