‘Deze manier van werken stelt ons in staat om cliënten nog beter te leren kennen en de ontwikkeling en uitwisseling van kennis en ervaring van en tussen medewerkers verder te optimaliseren. Dat zijn toch hele mooie uitkomsten? We passen wet- en regelgeving toe op een manier die in de praktijk bijdraagt aan persoonsgerichte en veilige zorg. We willen de MIC-meldingen (MIC staat voor Melden Incidenten Cliënten) vooral gebruiken om te leren en te verbeteren. Zowel op cliënt-, locatie- als organisatieniveau. We brengen verdieping aan in het zoeken naar de oorzaken, vragen en behoeften achter de meldingen om op basis daarvan verbeteringen tot stand te brengen.’

Van punt naar komma

‘In ons beleid zetten we na de registratie dus geen punt, maar een komma. Die wordt gevolgd door de vraag: Wat kunnen we leren van dit incident en wat gaan we daarmee doen? Wat vertelt het incident ons over deze cliënt of het werkproces? Is er bijvoorbeeld sprake van een eenmalig incident dat op zichzelf staat, past het bij de gezondheidssituatie, of zegt het iets over een gewijzigd risico?’

Willen in plaats van moeten

‘Er is vertrouwen in zorgmedewerkers om te overwegen voor welk incident de MIC-registratie wordt gebruikt en voor welk incident rapportage volstaat. Het beleid voorziet in instructie wanneer een incident gemeld moet worden en wanneer het een optioneel hulpmiddel is. De nadruk ligt op dat wat niet goed is gegaan en niet op wie het heeft gedaan. En dat heeft er uiteindelijk toe geleid dat zorgmedewerkers bij een melding niet meer vinden dat ze die moeten doen maar dat ze hem willen doen, omdat zij daarvan de meerwaarde ervaren.’

Professionele keuzeruimte

‘Na de introductie van het beleid was sprake van een periode van gewenning. Weliswaar zagen veel zorgmedewerkers het melden als een administratieve last maar toen ze binnen de gestelde kaders meer keuzevrijheid kregen om wel of geen melding te doen, leidde dat soms ook tot onzekerheid. Doen we het dan nog wel goed en wie bepaalt eigenlijk wat goed is? Zorgmedewerkers willen het graag goed doen en de best mogelijke zorg leveren. Regels, procedures en voorschriften kunnen daarbij houvast geven. Die zijn er nog steeds maar het zijn er wel minder en de eigen professionele keuzeruimte is groter. We hebben hen daar onder meer bij begeleid door regelmatig interactieve bijeenkomsten te houden met de aandachtsvelders op dit thema.’

Uitwisseling en discussie

‘Per locatie en wijkteam-gebied zijn er driemaandelijks MIC-commissie-overleggen. Daar vindt uitwisseling en discussie plaats over de ervaringen van de MIC-aandachtsvelders (een aandachtsvelder is een zorgmedewerker die alles van een onderwerp weet). Het gaat dan over soorten incidenten, oorzaken, gevolgen, oplossingen, wel of niet melden en over het inhoud geven aan je rol als aandachtsvelder. Dat zijn goede leermomenten en een waardevolle manier om goede voorbeelden met elkaar uit te wisselen en de eigen professionele ruimte verder te versterken.’

Fouten maken mag

‘De belangrijkste lessons learned uit die overleggen worden ook vastgelegd en gedeeld zodat we als lerende organisatie in ontwikkeling blijven. Voorwaarde voor deze manier van werken is dat zorgmedewerkers support ervaren van collega’s, leidinggevenden en het management. We doen dit echt samen, waarbij fouten maken mag. Want ook daar leren we van.’

Kwaliteit van leven

‘Onze koers qua incidenten melden sluit ook goed aan bij de huidige tijdgeest in de zorg. Niet alleen wat betreft het verlagen van de regeldruk en administratieve lasten, maar ook als het gaat om kwaliteit van leven ten opzichte van risico's die daarbij kunnen horen. Soms zijn er (terugkerende) incidenten bij een cliënt die door de cliënt zelf, zijn of haar vertegenwoordigers en de zorgmedewerkers worden aanvaard. Factoren die bij die afweging een rol spelen zijn autonomie, eigen regie, vrijheid, gezondheid, veiligheid en wat deze betekenen voor de kwaliteit van leven zoals die door cliënt wordt ervaren. Deze incidenten worden weliswaar nog steeds gedocumenteerd maar niet meer telkens opnieuw als incident gemeld.’

Gezamenlijke en geleidelijke aanpak

‘Als wij van collega-organisaties vragen krijgen over onze werkwijze, geven wij aan dat een gezamenlijke en geleidelijke aanpak sleutels tot succes zijn. Ieder team of locatie is daarin verschillend. We doen het echt samen en hebben de aandachtsvelders steeds meegenomen in het proces. Ook als het gaat om de inhoud van onze meld- en analyseformulieren.’
 
‘Het is van belang aan te sluiten bij wat de zorgmedewerker ondersteunt bij het leren en voorkomen van vermijdbare incidenten. Dat kun je niet vanachter je bureau verzinnen.’