‘Heb lef en geef wijkverpleegkundigen een leidende rol’
Amaris schaft minutenregistratie voor de wijkverpleging volledig af
‘Heb lef en geef wijkverpleegkundigen een leidende rol’ keyvisual
Amaris Zorggroep heeft de minutenregistratie voor de wijkverpleging volledig afgeschaft. De focus ligt nu op optimale en actuele zorgplannen en indicatiestellingen. Programmamanager Marieke Hup en wijkverpleegkundige Fieke Kitslaar zijn enthousiast over de nieuwe koers. ‘De cultuur van Amaris speelt hierin een belangrijke rol. We zijn een laagdrempelige organisatie met aardig wat lef en veel ruimte voor nieuwe ideeën en initiatieven.’
‘Onze 18 wijkteams werken sinds eind 2022 zonder minutenregistratie. In 2020 zijn we met een pilot van drie teams van start gegaan. De behoefte om de zorg verder te ontregelen was groot en onze wijkverpleegkundigen hadden last van de registratie. Ze moesten per vijf minuten alles verantwoorden. En ze deden al zo veel. Managers waren gewend om te varen op de registratie dus er was een cultuuromslag nodig om dit te veranderen. Vertrouwen was daarbij een kernbegrip. Heb je als organisatie vertrouwen in je wijkverpleegkundigen vanuit hun vakkennis en ervaring, en niet vanuit de minuten die ze registreren? Dat vertrouwen kregen we van het bestuur en de leidinggevenden. De uitdaging was vooral om duidelijk te maken hoe we onze cliënten zo goed mogelijk kunnen blijven helpen, ook qua kosten, zonder minutenregistratie.’
Minutenregistratie sinds 2019 niet meer verplicht
Onlangs schreven zowel de Volkskrant als EenVandaag dat de afschaffing van de 5-minutenregistratie wordt uitgesteld, maar dit klopt niet helemaal. De 5-minutenregistratie in de wijkverpleging is al sinds 2019 niet meer verplicht. Zorgorganisaties kunnen dus zelf besluiten om direct met de minutenregistratie te stoppen, maar dit blijkt in de praktijk vaak ingewikkeld (zie kader onderaan dit artikel).
Er zijn voorbeelden van zorgaanbieders die de afgelopen jaren met succes zijn gestopt met de minutenregistratie, waaronder Amaris. Sinds 2019 geldt de afspraak dat je de gedeclareerde tijd ook mag afleiden uit de geplande tijd. Dit betekent dat van tevoren wordt ingepland hoeveel tijd de wijkverpleegkundige ongeveer bij de cliënt doorbrengt. Dit wordt de registratiestandaard ‘zorgplan=planning=realisatie, tenzij’ (z=p=r,t) genoemd.
Cliëntprofielen
Een belangrijke ontwikkeling is de nieuwe bekostiging voor de wijkverpleging op basis van cliëntenprofielen. Een cliëntprofiel geeft inzicht in de zorgvraag van cliënten op basis van een aantal cliëntkenmerken. Deze nieuwe bekostiging is recentelijk uitgesteld naar op z’n vroegst begin 2024. Het registratieproces wordt met week- en maandtarieven eenvoudiger gemaakt, omdat niet meer per vijf minuten geregistreerd en verantwoord hoeft te worden. Op deze wijze helpen cliëntprofielen het op termijn mogelijk te maken dat de 5-minutenregistratie kan worden afgeschaft voor alle zorgorganisaties.
Zorgplannen en indicatiestellingen optimaal op orde
‘Daar zijn we samen met onze controllers mee aan de slag gegaan. De sleutel tot het succes is dat je als wijkverpleegkundigen moet zorgen dat je de zorgplannen en indicatiestellingen van al je cliënten optimaal op orde hebt en ook houdt. Dan kom je nooit voor grote verrassingen te staan en loop je ook geen grote financiële risico’s. In de pilotfase hebben we de oude en nieuwe werkwijze aan de hand van verschillende casussen naast elkaar gelegd en de nieuwe werkwijze steeds verder geoptimaliseerd.’
Meer investeren aan de voorkant
‘Goede zorgplannen en indicatiestellingen hebben een belangrijke voorspellende waarde. Wanneer je deze als uitgangspunt van je zorg neemt, heb je de registratie helemaal niet nodig. Het komt er eigenlijk op neer dat je aan de achterkant minder hoeft te controleren en te repareren omdat je aan de voorkant nog meer investeert. En ja, dat is best spannend. Zeker voor mensen die van nature of beroepsmatig erg van de controle zijn. Maar we hebben de draai uiteindelijk wel met z’n allen gemaakt. En ook met de zorgverzekeraar. We hebben ze uitgebreid meegenomen in het traject en laten zien dat de nieuwe werkwijze leidt tot verdere verbetering van de zorg en met slechts een kleine stijging qua kosten.’
Ruimte en tijd nemen
‘We declareren nu op basis van indicaties. De zorg bij de cliënten thuis was altijd al vrij makkelijk in te schatten maar alle coördinatie daarom heen was dat niet. Dit hebben we nu ook in kaart gebracht per doelgroep en complexiteit van zorgvraag, waardoor ook dit onderdeel meer voorspelbaar is geworden. Op weg naar de afschaffing zijn we weinig drempels of beren op de weg tegengekomen. Dat komt waarschijnlijk ook omdat we ruim de tijd hebben genomen om onze plannen op te stellen en uit te diepen, en omdat we alle betrokkenen altijd goed hebben geïnformeerd en meegenomen. Niemand is voor verrassingen komen staan.’
Casussen uitwisselen en bespreken
‘De grootste uitdaging was om thuiszorgteams op één lijn te krijgen. Ze werkten allemaal toch een beetje op eilandjes met allemaal hun eigen werkwijze. We zijn met elkaar aan de slag gegaan om op basis van alle ervaring en kennis die er is, de indicaties nog meer uniform te maken. Om daar te komen hebben we vele casussen uitgewisseld en uitgebreid besproken. En dat leidde uiteindelijk tot nog betere indicaties en zorgplannen. Voor sommige medewerkers was deze werkwijze nieuw en wat onwennig. Maar uiteindelijk is iedereen er wel in meegegaan.’
Minder gehaast
‘Uit onze medewerkersenquête blijkt dat de afschaffing van de minutenregistratie heeft geleid tot meer werkplezier en een kwartier tijdwinst per dag. Het is lastig om te bepalen wat dit nu precies voor een individuele cliënt betekent, maar er is zeker sprake van vooruitgang. Want alle zorgplannen en indicatiestellingen zijn nu op orde en actueel. En een kwartier tijdwinst lijkt misschien niet veel, maar veel wijkverpleegkundigen geven aan dat ze hun werk als minder gehaast ervaren en dat straal je waarschijnlijk ook uit naar je cliënten.’
Wat maakt het zo lastig voor zorgorganisaties om de minutenregistratie af te schaffen?
- Controle: De minutenregistratie hangt samen met controlepraktijken vanuit de accountants, zorgverzekeraars en de NZa zelf. Deze controles vloeien voort uit de bekostigingsregels van de NZa: de regels vragen om verantwoording van de gewerkte tijd in minuten. Dus zorgverzekeraars en accountants dienen dan ook te controleren op basis van minuten.
- Productiviteit: Zorgorganisaties moeten om rendabel te blijven voldoende declarabele uren vastleggen, ten opzichte van de totaal gewerkte uren. De druk op tarieven leidt ertoe dat actueel inzicht en sturing hierop steeds belangrijker wordt. Bovendien zijn de marges heel klein, waardoor een afwijkende registratie snel kan leiden tot een verlieslatende wijkverpleging. Het even snel invoeren wordt dan een financiële gok, een risico wat niet te nemen is.
- ICT: De tijdsregistratie in de wijkverpleging is volledig geautomatiseerd met pasjessystemen die bij de cliënt de zorgtijd vastlegt. Hiermee is de reistijd en de gewerkte tijd ook automatisch geregistreerd. Kortom, de tijdsregistratie is in de ICT ingebakken en verbonden met reistijd en gewerkte tijd.
- Cultuur: Controles, productiviteit en ICT hebben ertoe geleidt dat het denken in minuten in de hoofden van mensen zit, en daarmee in de cultuur van een organisatie. Elke minuut moet kunnen worden verantwoord. Deze verantwoording vormt een soort houvast in het werk die niet zomaar ‘losgelaten’ kan worden.
Vertrouwen voorop
‘De omslag die we hebben gemaakt is een mooi voorbeeld wat er mogelijk wordt wanneer je vertrouwen voorop zet. De cultuur van Amaris speelt hierin een belangrijke rol. We zijn een laagdrempelige organisatie met aardig wat lef en veel ruimte voor nieuwe ideeën en initiatieven. Dit is in hoge mate bepalend voor het succes. Dat is ook het advies wat we collega-organisaties willen meegeven. Heb lef en bedenk de plannen vooral niet vanachter je bureau. Betrek wijkverpleegkundigen erbij en geef ze ook een leidende rol. Wanneer je in ze gelooft en vertrouwt op hun kennis, ervaring en onderbouwing hoef je niet meer uit te gaan van systemen en procedures.’
Ingewikkeld maar niet onmogelijk
‘Onze volgende uitdaging wordt om te kijken of en hoe we de minutenregistratie kunnen afschaffen voor andere medewerkers binnen Amaris, zoals case managers dementie en ambulant begeleiders. Dat wordt best een lastige klus omdat deze mensen regelmatig organisatie-overstijgend werken en met verschillende financiële stromen te maken hebben. Ingewikkeld dus, maar niet onmogelijk. En ook hierbij wordt het keyword vertrouwen.’
Mijn ActiZ
Voor leden van ActiZ
Meer lezen over (het terugdringen van) administratieve lasten? Als lid van ActiZ kun je terecht op Mijn ActiZ.