De zorg voor ouderen gaat ingrijpend veranderen, dat staat vast. De digitale transformatie is een manier om de cliënt zijn zelfstandigheid te laten houden en de daarbij benodigde zorg optimaal in te richten. Het biedt veel mogelijkheden om de zorg op een andere manier aan te bieden, de capaciteit van zorgverleners gerichter in te zetten, cliënten zelf het stuur op hun leven te laten houden en een netwerk van formele en informele zorg soepel om hen heen te organiseren.​

Een toekomstbestendige zorgorganisatie heeft digitale transformatie opgenomen in haar visie. Daarbij geef je in ieder geval antwoord op de volgende vragen:

• Hoe zie je de toekomst?​
• Hoe wil je zorg verlenen?​
• Welke plaats hebben innovatie en digitalisering hierin? ​
• Heeft jouw organisatie een duidelijke visie op digitale transformatie? Hieronder vind je inspiratie en voorbeelden om naar te kijken voor je eigen visie.​

Sensire​

Beluister hier een gesprek tussen Maarten van Rixtel, bestuurder van zorgorganisatie Sensire, en Leonique Niessen, bestuurder van Nictiz. Beiden hebben een duidelijke visie op digitale transformatie en bespreken elementen die daarbij komen kijken, zoals de rol van een bestuurder en hoe de visie te gebruiken in je strategie en beleid. ​In het Kwaliteitsjaarplan 2021 Wonen met zorg van Sensire zie je (vanaf pagina 11) hoe de organisatie handen en voeten geeft aan deze visie.

Zorggroep Elde Maasduinen​

Het hebben van een visie op de rol van van digitalisering binnen jouw organisatie levert je veel op. Het helpt om te sturen, om keuzes te maken in een zich snel ontwikkelende wereld, en om sturing te geven aan beleid en verdeling van middelen in je organisatie. In deze ActiZ podcast vertelt Jef Mol, inmiddels bestuurder bij Santé Partners, over zijn ervaringen als directeur bij Zorggroep Elde Maasduinen in hun traject naar een visie op digitalisering.​ De zorgorganisatie heeft innovatie en zorgtechnologie als strategisch programma opgenomen in het Meerjarenbeleidsplan 2021-2024 (zie paragraaf 4.2). Daarnaast is er een uitgebreid visiedocument op innovatie dat richting geeft voor de organisatie en de aanpak schetst, met bijbehorend projectportfolio. Bekijk hier beide documenten.​

​

Meer weten?​

• Beluister de hele ActiZ podcastreeks Digitaal Leiderschap
• Meld je aan voor de ActiZ Masterclass Digitaal leiderschap. Of voor de wachtlijst via academie@actiz.nl Je krijgt als eerste een bericht en voorrang bij inschrijving wanneer deze weer van start gaat.​
• Lees het ActiZ artikel Anders denken en werken met Annet Boekelman

Transformatie, dat gaat over verandering en innovatie. Maar wat betekent dat voor je organisatiestrategie? Waar sta je nu, waar wil je naartoe en: hoe kom je daar?

Vilans gebruikt het horizon model (Three Horizons to grow) om te kijken wat innovatie en verandering betekent op kortere en langere termijn en welke obstakels je daarbij tegenkomt. In dit model staan drie horizons gelijk aan verbeteren, vernieuwen, en radicaal vernieuwen. Dit kan je helpen om je strategie te toetsen en bij te stellen. Is je strategie gericht op verbeteren of vernieuwen en past dat bij je visie?​

Horizon 1: verbeteren​

Veel innovatieprojecten in de VVT richten zich op het verbeteren van de huidige werkstructuren, bijvoorbeeld met de inzet van zorgtechnologie. Kenmerk van verbeteren is dat het eindresultaat van de verbetering meestal vooraf goed in te schatten is en project- en planmatig kan worden aangepakt. Degenen die het werk doen, weten vaak het beste hoe hun werk beter kan. ​

Horizon 2: vernieuwen​

Wat daarnaast nodig is om de zorg te kunnen blijven uitvoeren met de beschikbare mensen, is vernieuwen: de tweede horizon. Innoveren gaat hier over het inzetten van bestaande producten of diensten in een nieuwe markt, of nieuwe producten en diensten in de huidige markt. Bij deze innovaties is niet precies duidelijk wat het resultaat gaat worden en vragen daarom om een andere aanpak. Bijvoorbeeld Design Thinking of Business Model Canvas. Echt vernieuwen kan spannend zijn en botsen met de huidige aanpak. Het vraagt om een goede strategie om de zorg die nu nodig is ook door te laten gaan, terwijl werkprocessen, diensten en producten veranderen. ​

Horizon 3: radicaal vernieuwen​

De derde horizon gaat verder: radicaal vernieuwen. Nieuwe producten of diensten in nieuwe markten. Dit vraagt om paradigmashifts en pionieren terwijl je weinig zekerheid hebt. Zorgorganisaties vinden radicale vernieuwing nodig, maar doen het nog weinig. Vaak doordat de kenmerken van radicaal vernieuwen botsen met de zorgpraktijk. Toch is dit wat er van de zorg en maatschappij gevraagd wordt, nu en de komende jaren. Dit vraagt visie, durf en daadkracht van bestuurders. Ruimte maken voor radicaal vernieuwen door systeempartijen. En samenwerking in de regio en leren van elkaar.​

Lees hier de publicatie van Vilans om beter inzicht te krijgen in de verschillende horizonnen en de obstakels die je bij elk van de drie horizonnen tegenkomt.​

Meer weten? ​

Bekijk op de ActiZ Academie hoe het Innovatiecanvas te gebruiken om gestructureerd te innoveren (inclusief webinar en templates)

Eén van de middelen voor digitale transformatie is het gebruik van zorgtechnologie. Dat gaat niet alleen over de techniek, maar ook over de kennis en kunde van medewerkers om die te gebruiken. De ontwikkelingen op dit vlak gaan snel. Daardoor is zowel voor organisaties als voor individuen een continu leerproces. Voor een organisatie kun je het gebruik van technologie zien als een leerproces met zes stadia:

-1. Ontkenning: Organisaties denken dat er niets veranderd, bijvoorbeeld dat het personeelstekort nog op te lossen is door meer en anders te werven.

0. Verkenning: In de organisatie beseft men dat technologie kan bijdragen aan verbetering, maar ziet men het alleen als ondersteuningsinstrument. Men gaat op zoek naar informatie en ervaringen, en welke technologie bij de eigen organisatie past.

1. Vervanging: Bestaande taken worden voortaan uitgevoerd door of met behulp van de nieuwe technologie, met als doel meer efficiëntie van geïsoleerde taken of bedrijfsprocessen. Dit is verbeteren, zonder wezenlijk te veranderen (zie ook het horizonmodel in het vorige onderdeel ‘Verbeteren, vernieuwen of veranderen’)

2. Integratie: De toepassingen van de technologie worden tot een samenhangende infrastructuur samengevoegd. Men verandert de bedrijfsprocessen en de technologie wel elk apart, maar niet echt in onderlinge samenhang.

3. Transformatie: Pas in dit stadium verlopen bedrijfsprocessen daadwerkelijk anders: vernieuwen. De nieuwe technologie helpt om bedrijfsprocessen te veranderen of te laten vervallen. Deze fase gaat vaak gepaard met een extern gerichte blik. De technologie kan leiden tot nieuwe (soort) diensten en aanleiding zijn om de relaties met klanten en leveranciers anders in te richten.

4. Transparantie: De technologie wordt voor de mensen steeds eenvoudiger in het gebruik. Ze begrijpen steeds beter hoe ze de technologie kunnen benutten in allerlei toepassingen. Men gaat de technologie als normaal ervaren of kunnen niet meer zonder. Denk aan een smartphone of internetbankieren.

In de VVT zijn we voor een groot deel nog bezig in stadium 1, vervanging. Dit gecombineerd met het horizonmodel uit hoofdstuk 2, weten we dat er nog grote stappen te nemen zijn. Bevindt jouw organisatie zich voornamelijk in dit stadium, dan is de derde horizon ‘radicaal vernieuwen’ een grote stap. Deze stadia laten zien welke tussenstappen in het leerproces van jouw organisatie nodig zijn.

De samenhang en afhankelijkheid tussen zorg en technologie is veranderd: inzet van technologie is een essentieel onderdeel van de dagelijkse zorg aan cliënten. De techniek die wordt ingezet is steeds complexer en stelt meer en andere eisen aan de (ICT) organisatie. Een goede ICT basisinfrastructuur is een randvoorwaarde voor innovatie met e-health, domotica, slimme zorg, gebouwtechnologie en datagedreven werken.

Randvoorwaarde

De ICT-basisinfrastructuur is voor de meesten onzichtbaar. Je gaat er op dezelfde manier mee om als met water en stroom: je denkt er niet over na, totdat het niet werkt. Werkt de ICT niet goed, dan kan de zorgprofessional niet goed werken. De verpleegkundige kan door onvoldoende internetbereik niet overal in het gebouw het ECD raadplegen. Het nieuwe verpleegoproepsysteem hapert omdat er onvoldoende bandbreedte is. Zorgprofessionals ontwikkelen onveilige en tijdverspillende workarounds, omdat de devices niet goed werken. En hoe zit het met de opslagruimte voor het gebruik van sensoren en domotica? Kortom: je ICT basisinfrastructuur moet het doen. Altijd en overal, niet alleen nu maar ook bij de invoering van nieuwe technologie. ActiZ en VGN hebben een handreiking opgesteld met handvatten hoe te komen tot een generieke basisinfrastructuur. Of lees hier de samenvatting.

Volwassenheid van ICT

In de hoofdstukken hierboven heb je gekeken naar verbeteren en vernieuwen en de mate waarin jouw organisatie technologie accepteert. Bij innovatie groeit ook de volwassenheid van je ICT. Waar ICT en systemen in het begin vaak heel voorschrijvend zijn, groeit ICT idealiter mee naar een ondersteunende en faciliterende rol, om uiteindelijk als volwaardige partner aan de innovatietafel te zitten. Dit geldt zowel voor de ICT-organisatie als voor ICT-oplossingen. Is jouw organisatie bij acceptatie van technologie nog in de groei, dan is de kans groot dat je ICT volwassenheid ook (nog) in eerdere fases zit. Ook hier geldt: wil je vernieuwen (naast verbeteren), dan is er groei nodig in volwassenheid van je ICT.

Dit vraagt verandering van de positie van ICT in de organisatie. De ICT-afdeling is niet alleen meer beheerder, maar de professional aan tafel die de visie op het zorgproces vertaalt in een passende ICT-architectuur. Van de directie vraagt dit om naar ICT te kijken als essentieel onderdeel in het zorgproces. Niet langer alleen te kijken naar de kostenpost (systemen, beheerders), maar meer te denken in de opbrengsten: wat voegt ICT toe aan kwaliteit, uitvoering en innovatie van onze zorg?

ICT architectuur

Bij een innovatievisie en -strategie hoort de ICT-architectuur: Architectuur beschrijft de wijze waarop de informatievoorziening en de verschillende onderdelen zijn opgebouwd en met elkaar samenhangen, en in de tijd ontwikkelt. Architectuur heeft dan ook een belangrijke relatie met de strategie van een zorgorganisatie. Architectuur is een middel om de samenhang tussen de bedrijfsstrategie, IT-strategie, informatievoorziening en ICT inzichtelijk te maken. In afbeelding 3 een toekomstbestendige ICT-architectuur.

Meer weten?

• Toelichting op onderzoek naar kostenontwikkeling van IT in de VVT. 
• Webinars voor ICT-managers over de ICT-visie en –infrastructuur van Groenhuysen en Livio en Saffier.​
• Word lid van het online ActiZ netwerk ICT en Informatiebeleid

Bij digitaal werken hoort ook aandacht voor digitale veiligheid. Elke dag staan er berichten in de krant over ransomware, DDos-aanvallen, en datalekken. Het is een kwestie van tijd voordat je er zelf mee te maken krijgt in je eigen organisatie.  Wat kun jij hier aan doen?

Als bestuurder is het vooral belangrijk dat je zorgt dat er een risicoanalyse is gemaakt voor de digitale veiligheid in jouw organisatie. Om daar vervolgens de goede acties aan te verbinden. Dit voorkomt niet alle incidenten, dus daarnaast is het van belang om voorbereid te zijn op een incident. Heb een plan klaarliggen en een team die weet wat de eerste stappen zijn om te ondernemen bij een crisis.

Wat je hiervan moet weten en doen als bestuurder vind je in dit videocollege bestaande uit 7 video’s speciaal gemaakt voor jou als bestuurder. Je vindt hier de informatie die voor jou van belang is om te weten en te regelen. Met handreikingen voor jou of je beleidsmedewerkers.

De video’s geven je o.a. informatie over benodigde rollen en functies in je organisatie; risicomanagement en balans tussen werkbaar en veiligheid, je medewerkers bewust maken, monitoring, en crisismanagement.

Meer weten?

• ActiZ is gestart met een ‘routekaart implementatie informatiebeveiliging’, gericht op de NEN 7510 normering. Je vindt hier een netwerk, ondersteuning en tools.
• Lees en bekijk de wegwijzer informatieveilig gedrag die is gemaakt vanuit de gezamenlijke zorgbranches.

E-health en zorgtechnologie is in de ActiZ visie Digitaal Denken en Doen een belangrijk middel om de cliënt te ondersteunen en meer eigenaarschap te geven over zijn eigen leven en gezondheid. beter eigenaar en regisseur van zijn eigen leven en gezondheid te zijn. Bij het implementeren van eHealth en zorgtechnologie ben je concreet bezig met de uitvoering van de innovatiestrategie in jouw organisatie.

Kansen en knelpunten

Elke organisatie werkt aan inzet van eHealth en zorgtechnologie. Maar in de dagelijkse praktijk blijkt het opschalen erg weerbarstig. Het is niet voldoende om de technologie in te kopen en neerzetten. Het gaat over verandermanagement in een organisatie waar de werkdruk hoog is en weinig foutmarge is toegestaan. Zoals in de eerdere hoofstukken hierboven te zien, begint implementeren bij je visie op zorg, een duidelijke strategie, en samenhang tussen waar je staat als organisatie en welke stappen je concreet gaat zetten. Er zijn in de VVT knelpunten zoals het gebrek aan beschikbare kennis en tijd voor (de introductie van) zorgtechnologie. Ook bemoeilijkt een ontoereikende basisinfrastructuur een optimale inzet van technologie. En constant vernieuwen in een werkomgeving met veel werkdruk en onderbezetting is een grote vraag aan de zorgprofessionals.  Wil je implementatie verbeteren, dan is het goed om regelmatig vinger aan de pols te houden en te kijken waar de sterktes en zwaktes liggen binnen jouw organisatie. ActiZ heeft hiervoor de Quickscan zorgtechnologie ontwikkelt met tips en aandachtspunten.

Keuzes maken

Voordat je start met pilots, maak je een keuze met welke technologie je wilt gaan werken: Waar wil je heen als organisatie? En welke knelpunten in je organisatie wil je oplossen en wat past daarbij? Je kunt niet alles tegelijk doen, dus moet je samenhangende keuzes maken. Hierbij ga je uit van je visie en strategie die is opgesteld voor je organisatie. Om te voorkomen dat je niet belandt c.q. verzandt in een overload aan projecten, pilots, en implementatietrajecten, houd je een projectportfolio bij. Hierin staan de verschillende projecten opgenomen en wordt de voortgang bijgehouden. Hierdoor houd je overzicht over je projecten en over de samenhang tussen de projecten. De projecten samen vormen een logisch geheel op verschillende lagen en thema’s in je organisatie, passend bij je visie en strategie. Bekijk deze checklist projectportfolio van de site Management in de zorg om ideeën op te doen voor het portfoliomanagement in jouw organisatie. Of gebruik dit template om overzicht te krijgen als je  (nog) geen projectportfolio hebt.

Regionaal samenwerken

Innoveren met e-health en zorgtechnologie kost veel tijd en geld. Zelf overal het wiel voor uitvinden is onnodig en tijdrovend. Steeds meer zorgorganisaties vinden elkaar om regionaal samen te werken. We zien verschillende manieren van samenwerking in de regio. Een voorbeeld is de Technologie & Zorg Academie waar VVT organisaties in hun eigen regio een samenwerking opzetten waarbij zij o.a. zorgtechnologie kunnen uitproberen, medewerkers scholen, en advies krijgen. Daarnaast is er Anders werken in de zorg, waarbij VVT organisaties regionaal samenwerken aan pilots, onderzoek en implementatie van zorgtechnologie. Beide aanpakken rollen in steeds meer regio’s uit. Zo zijn er meer vormen van samenwerking. Bekijk hier het ActiZ-overzicht van samenwerkingen rondom innovatie. ActiZ heeft met partijen gewerkt aan een stappenplan regionale samenwerking innovatie in de wijk. Vind hier het stappenplan en kijk hier het webinar met praktijkvoorbeelden terug.

Meer weten?​

• Het ministerie van VWS heeft met de website Zorg voor Innoveren een overzicht gemaakt met handige tips en tools voor innoveren. Je vindt o.a. een checklist implementatie ​
• Lees het document “Anders werken in de zorg: technologie fasegewijs implementeren en opschalen”​
• Lees bij Vitavalley praktijkvoorbeelden uit de VVT

Goede en tijdige gegevensuitwisseling tussen zorgprofessionals onderling is nodig voor goede kwaliteit van zorg. Zorgverleners beschikken in het zorgnetwerk waarin zij actief zijn te vaak niet over de juiste informatie op de juiste plek. Elektronische gegevensuitwisseling zorgt voor minder fouten en minder tijdsverlies, omdat zorgverleners gegevens niet telkens opnieuw intypen. Ook cliënten hoeven niet steeds opnieuw hun verhaal te vertellen. 

Het is een uitdaging om goede elektronische gegevensuitwisseling te realiseren en meerdere partijen spelen hier in een rol in. Door leveranciers en landelijke partijen wordt hard gewerkt om dit technisch voor elkaar te krijgen. Wat ligt er voor huiswerk voor zorgorganisaties zelf? En wanneer is het tijd om zelf hiermee aan de slag te gaan en waar begin je dan?

Voor jou als zorgorganisatie

Het werk voor zorgorganisaties wordt goed weergegeven in het vijflagenmodel van NictiZ. In deze animatie wordt het vijflagenmodel toegelicht. Op al deze lagen is het aan jou als zorgorganisatie om afspraken te maken. In dit document lees je wat voor soort afspraken je in de verschillende lagen maakt, en met wie. 

Het werk voor jou als VVT-organisatie is dus in ieder geval:

• Afspraken maken in de regio. Breng gesprekken over samenwerking en uitwisseling in jouw regio op gang of sluit je daarbij aan als deze al lopen. Of sluit je aan bij het RSO, dat hierin rol speelt. Maak concrete afspraken met een partij waarmee je gegevensuitwisseling op gang wil brengen. Bij bureau InZicht vind je een hulpmiddel voor een stakeholdersanalyse in de regio dat je kunt gebruiken om je stakeholders in kaart te brengen.
• Techniek op orde brengen. Er zijn landelijke standaarden opgesteld om aan te voldoen. Voor een deel is dit werk voor de leveranciers van de applicaties. Als klant moet je wel aangeven dat je wilt dat de standaarden worden ingebouwd en ben je verantwoordelijk voor welke afspraken je daarover maakt. Ga dus in gesprek met je leverancier en maak afspraken met hen over welke koppelingen er moeten komen tussen jouw applicatie en die van je samenwerkingspartner(s). Intern moet je ook kunnen voldoen aan deze standaarden en zorgen dat de gegevens goed worden bijgehouden om te kunnen uitwisselen. Ofwel: de gegevens moeten eerst op de goede manier in jouw eigen applicaties staan, voordat deze uitgewisseld kunnen worden met iemand anders.  Daarnaast zorg je dat er alleen word uitgewisseld met mensen en organisaties met de juiste autorisaties. Kortom: je informatiehuishouding en ICT moet op orde zijn en aangepast aan regionale samenwerking.
• Werkprocessen aanpassen. Gegevens uitwisselen zelf is natuurlijk niet nieuw. Maar nu wel op een nieuwe manier. Dat vraagt intern om andere werkprocessen. Breng in kaart wat er verandert, voor wie, en hoe je dat gaat implementeren. Maak een stappenplan wat daarvoor nodig is. Het gaat hier niet alleen om techniek, maar ook om de verpleegkundige afspraken met collega’s in de andere instellingen. Dit is daarom ook een opdracht voor zowel intern als samenwerking met de andere partijen in de regio waarmee je gegevens gaat uitwisselen.
• Meenemen, informeren en opleiden van medewerkers. Je kunt alleen gegevens uitwisselen als deze op de juiste manier zijn ingevuld. Dit is nog altijd mensenwerk. Daarnaast veranderen werkprocessen en is het nooit fijn om te veranderen, laat staan als je het al druk hebt met zorg verlenen. Geef dus veel aandacht aan de veranderingen, voordelen en aandachtspunten voor en vooral met de medewerkers. Ook dit gaat om verandermanagement.

Wanneer aan de slag? 

Naar verwachting gaat de wetgeving hierover, de Wegiz, begin 2024 in. Dat lijkt nog ver weg, maar er zijn nog veel stappen te zetten. Ben je nog niet betrokken bij een InZicht project, dan is het zeker tijd om te kijken waar je staat en welke stappen je te zetten hebt. Het is verstandig om voor jouw organisatie een inventarisatie te maken hoeveel werk er te doen is op de elementen bij vraag 1. Aan de hand daarvan maak je een planning en begroting om in 2023 op te nemen in je jaarplannen en kun je 2022 gebruiken om in gesprek te gaan met je regionale partners en leveranciers, te leren van de voorlopers in het programma InZicht, en de om de voorbereidingen te treffen in je eigen organisatie.

Meer weten?​

• Op InZichtWegwijzer  vind je info en tools voor je beleidsmedewerkers, o.a een format om te kijken welke informatie uit de standaarden je al in je eigen systemen hebt staan.​
• Het ministerie van VWS onderhoudt een website met de laatste informatie en nieuws over gegevensuitwisseling in de zorg.​
• Bij digitaal werken hoort ook digitale toegang van cliënten naar hun informatie. Bekijk hier de algemene informatiepagina van VWS en informatie over toegangsverleningsservice (TVS)​
• Ook medicatieoverdracht is een belangrijke vorm van gegevensuitwisseling, met een eigen programma om hieraan te werken.​
• Word lid van het online ActiZ netwerk ICT en Informatiebeleid 

Elke dag registreren we in de zorg grote hoeveelheden gegevens tijdens de uitvoering van (zorg) activiteiten. Zorgorganisaties beschikken daarmee over heel veel data. Als sector kunnen we veel  meer doen voor het innovatief gebruik van data. Bijvoorbeeld door het analyseren van data om verbeteringen te kunnen doorvoeren (dit heet business intelligence, ofwel BI). Maar ook voor het toepassen van ‘artificial intelligence’ (AI) en machine learning, om te kunnen voorspellen en dingen te voorkomen, zoals een val. De technologische ontwikkelingen op het gebied van data gaan erg snel. Verder investeren in het innovatief gebruik van data kan ons als VVT veel brengen.

Het innovatief gebruik van data is bij uitstek een taak en hulpmiddel voor zorgorganisaties. Velen zijn al dan niet samen met bijvoorbeeld ICT-leveranciers, onderwijsinstellingen, cliënten en/of regiopartners bezig met experimenteren. Hierbij is aandacht voor de afstemming van registratie zeer belangrijk. De betekenis van data valt of staat immers met de kwaliteit daarvan. Datagedreven werken begint dan ook bij een goede ICT-architectuur en -infrastructuur. Ook moeten er afspraken worden gemaakt over het vastleggen van gegevens, zoals ook nodig bij gegevensuitwisseling. Die afspraken maak je op alle niveau’s in het vijflagenmodel van NictiZ, over data die in diverse applicaties en zorgtechnologie wordt opgeslagen. Natuurlijk is er ook een aangewezen persoon die verantwoordelijkheid draagt over het bij elkaar brengen en zichtbaar maken van data. Op zo’n manier dat het aansluit bij de vragen vanuit de werkvloer. De komende maanden werken we aan meer informatie hierover op de ActiZ Academie.

Bekijk hier het webinar van Vilans met voorbeelden van datagedreven zorg in de praktijk

Bekijk hier het webinar van het Care Innovation Centre over wat data is, en data delen voor onderzoek vanuit ouderenzorg in West Brabant

Meer weten?​

• Schrijf je alvast in voor de wachtlijst van de masterclass Datagedreven werken van de ActiZ Academie​
• Bekijk alle data over de ouderenzorg bij Kijk op Data​
• Word lid van het online ActiZ netwerk Datagedreven werken ​

Aansluiten bij het netwerk voor BI’ers en data analisten in de VVT? Mail voor meer info naar m.snellen@actiz.nl