'Wanneer we iets nieuws hebben dan moet Monique erbij zitten', zegt Thijs 'Bij iedere nieuwe zorgtechnologie die we willen introduceren, vraagt het innovatieteam de zorgprofessionals uit het thuiszorgteam, zoals Monique, om hun mening. Niet af en toe, maar op duurzame basis. Om hen daarbij te helpen, hebben we samen met zorgverzekeraar CZ een intensief trainingsconcept ontwikkeld. Want het succes van innovatie ligt niet op de tekentafel maar hoe je werknemers meekrijgt.'

Uitdaging van innovatie

'Kunnen we in plaats van losse experimenten met nieuwe technologie, innovatie niet standaard inzetten door de hele organisatie?' Dat was volgens Ralph de vraag die op tafel lag toen Surplus en zorgverzekeraar CZ drie jaar geleden met elkaar in gesprek gingen. 'Samen met zorginnovatiebedrijf Mobile Care hebben we ervoor gekozen om in een keer een heel pakket aan nieuwe zorgtechnologie voor de thuiszorg in te zetten. Het pakket omvat onder andere val-preventie systemen en waarschuwingsklikkers.'

Thijs vult aan: 'Het meeste succes hadden we met de introductie van smartwatches. De smartwatch houdt de activiteiten van de drager bij. Onze zorgprofessional krijgen hierdoor een schat aan informatie die ze normaal gesproken niet voorhanden hebben. Denk bijvoorbeeld aan cliënten met beginnende Alzheimer die denken dat ze een nacht goed hebben doorgeslapen. Uit de informatie van de smartwatch blijkt dan dat ze ‘s nachts urenlang door het huis hebben gelopen.'

De omvang van het pakket brengt ook een verandering in werkwijze met zich mee op de werkvloer. 'Het is een grote omslag voor zorgmedewerkers', volgens Thijs. 'Ze hebben altijd met hun handen gewerkt en moeten nu plots digitaal gaan werken.' De uitdaging van de innovatie ligt voor Surplus niet in de zorgtechnologie zelf. Maar in hoe je het personeel intensief traint om de zorginnovatie zinvol en langdurig in te zetten.

Kartrekkers en aandachtsvelders

Daarom hebben Surplus en CZ een trainer-trainer model ontwikkeld. 'Per thuiszorgteam worden twee zorgprofessionals intensief getraind. Een als ‘kartrekker’ en een als 'aandachtsvelder', aldus Thijs. Als kartrekker motiveer je de rest van het team en houd je ze scherp om blijvend de nieuwe technologie in te zetten. De aandachtsvelder is er voor de theorie van het project. Hij of zij leert de rest van het team nieuwe dingen en spreekt hen aan op het hanteren van bepaalde protocollen. 'Het idee is dat op deze manier er een affiniteit is met het project en zorgtechnologie.'

Met de scholing in hun broekzak gaan de ‘aandachtsvelder’ en ‘kartrekker’ terug naar hun eigen team. Daar kijken ze wat elke individuele medewerker nodig heeft. 'Om innovatie ook voor hem of haar werkbaar en praktisch te maken', aldus Thijs. 'Zo maken we innovatie passend voor de werkvloer. Want elk team en elke werknemer heeft zo zijn eigen gebruiksaanwijzing. We hebben bijvoorbeeld medewerkers die al technisch vaardig zijn, maar ook collega’s die hulp nodig hebben bij het aansluiten van wifi op de iPad.'

Ogen en oren op de werkvloer

Als kartrekker is Monique de Regt binnen haar wijkteam de aanjager om zorginnovaties goed en bij zoveel mogelijk cliënten thuis te laten landen. Hoe pakt ze dat aan? Door bijvoorbeeld meteen bij het eerste thuiszorg bezoek al zorgtechnologie, zoals de smartwatch, mee te nemen. Voor Monique is het een gewoonte geworden. Dat is niet altijd even makkelijk. 'Je komt vaak bij mensen over de vloer die in eerste instantie de boot afhouden, maar als je er echt een paar uurtjes in steekt dan kunnen ze het wel. Dat levert hun zoveel op.'

Voor het innovatieteam functioneert ze als de ogen en oren, ze koppelt terug wat goed werkt en wat niet. Daarnaast helpt ze haar collega’s met de juiste informatie over het gebruiken van nieuwe zorginnovatie. Monique ziet vooral dat het trainingsmodel haar flexibiliteit geeft bij de cliënten. 'Elke cliënt heeft andere wensen en klachten', bepleit ze. 'Je moet dus altijd maatwerk leveren.'

Op dit moment zijn zo’n 200 cliënten aangesloten bij het project. De doelstellingen is om dit aantal volgend jaar te laten groeien naar 400. Maar voor Surplus telt dat niet als belangrijkste meetpunt. Komend jaar zal er vooral geïnvesteerd worden in het verder ontwikkelen van het zorgpersoneel en te kijken waar zij in de praktijk tegenaan lopen. Alle drie zijn ze het er namelijk over eens: wil je innovatie duurzaam in je zorgorganisatie laten landen, betrek dan de werkvloer erbij; continue en intensief. Doe er je voordeel mee.

Drie tips van Ralph, Thijs en Monique voor andere vernieuwers:

1. Als je gaat innoveren moet je open durven te kijken. Timmer niet alles vast in business case en doelstellingen. Bij de start van het project is bewust gekozen om de  business case flexibel te houden en open voor aanpassingen. Door niet alles van bovenaf rigide te implementeren, krijgt de werkvloer de ruimte om zelf keuzes te maken en te improviseren.
2. Maak goede afspraken met je samenwerkingspartners, zelfs over de kleinste details. Zo voorkom je dat je scheef van elkaar gaat lopen.
3. Zorg dat de werkvloer in de lead is. Geef ze de ruimte en de verantwoordelijkheid zodat het project echt het resultaat van de werkvloer is. Dat kost tijd en maatwerk maar dit is wel de meest succesvolle en duurzame manier van innoveren.