Gemiddeld zijn zorgverleners dagelijks één tot twee uur kwijt aan het zoeken naar informatie, vertelt innovatieadviseur Natascha van Riet van tanteLouise. ‘Dat varieert van: “Hoe regel ik mijn verlof?” tot “Wat moet ik doen als een cliënt een te hoge bloedsuiker heeft?” Het vinden van de juiste antwoorden kost enorm veel tijd — of ze vroegen het aan een collega, wat een ander dan weer tijd kostte. Soms werden vragen zelfs niet meer gesteld, wat ten koste kan gaan van de kwaliteit van zorg.’ 

‘Heel herkenbaar’, zegt Heidi van Mierlo, specialistisch adviseur innovatie bij Mijzo. ‘We hebben veel verschillende applicaties, die niet allemaal even gebruiksvriendelijk zijn. En het is ook niet altijd even duidelijk waar welke informatie te vinden is. Daardoor werden in de hectiek van de dag waardevolle bronnen - zoals bijvoorbeeld intranet en onze protocollen - nauwelijks geraadpleegd.’

Eigen use-case 

De organisaties denken beiden na over een AI-oplossing voor dit probleem en worden door het Care Innovation Centre op elkaar geattendeerd. Ze besluiten samen te werken, elk aan hun eigen usecase, die ze op een later moment kunnen uitwisselen. tanteLouise richt zich op de verpleegkundigen en verzorgenden. Bij Mijzo ligt de focus op de leerlingen, hun werkbegeleiders en praktijkopleiders. Heidi: ‘Als zorgleerlingen bij ons aan de slag gaan, hebben ze meestal dezelfde soort vragen voor hun werkbegeleider  of praktijkopleider. Zoals: “Hoe moet ik me ziekmelden?” of “Waar meld ik een storing?“ Soms vinden ze het lastig om een vraag te stellen, omdat ze zien hoe druk hun begeleider het heeft. Heel sneu, want je wilt niet dat potentieel nieuwe zorgverleners zich verloren voelen en misschien zelfs afhaken.’

Geleerde lessen 

Tijdens het ontwikkelen van de Virtuele Collega leerden de teams van Mijzo en tanteLouise waardevolle lessen. Heidi benadrukt hoe belangrijk het is om focus te houden in een wereld waarin AI razendsnel verandert: ‘Je denkt al snel dat wat je vandaag bouwt, morgen achterhaald is. Daardoor kun je telkens verleid worden om nieuwe functies toe te voegen. Maar ons doel bleef helder: het verkorten van zoektijd voor zorgprofessionals. Alles wat daar niet direct aan bijdraagt, is mooi meegenomen, maar geen prioriteit. Het is belangrijk dat je die focus niet verliest.’ 

Natascha vult aan: ‘Onze belangrijkste les vatten we samen in de slogan think big, start small and act now. Je moet groot durven denken, maar klein beginnen. Die kleine, doordachte stappen zijn nodig om kwaliteit te waarborgen. Je kunt wel plompverloren alle documenten inladen, maar dan loop je het risico dat antwoorden uit verschillende bronnen elkaar tegenspreken. Je moet dus goed afwegen welke bron binnen jouw organisatie voorrang heeft.’

Krachten bundelen 

De samenwerking met Mijzo bevalt bijzonder goed, zegt Natascha: ‘Door onze krachten te bundelen kunnen we de werklast en kosten verdelen, gebruikmaken van de kennis die we in huis hebben en gaan we sneller vooruit.’ ‘Ik spreek Natascha vaker dan mijn collega’s bij Mijzo’, lacht Heidi, ‘maar het werpt zijn vruchten af en dat is precies de bedoeling.’ 

Als koplopers binnen de zorg voor ouderen presenteerden Heidi en Natascha hun innovatie onlangs tijdens  de Service Design Days van ActiZ. Daar deelden ze hun ervaringen met andere zorgorganisaties en lieten ze zien hoe samenwerking over de grenzen van instellingen heen kan leiden tot concrete oplossingen voor het personeelstekort en de hoge werkdruk in de zorg.

AI-coördinator 

Heidi: ‘De Virtuele Collega en de geleerde lessen hiervan kunnen we in de toekomst mogelijk beschikbaar stellen via de AI-coördinator. De AI-coördinator is ActiZ met ons en de rest van de sector aan het ontwikkelen. Dit bevindt zich nog in de beginfase, maar we hebben hoge verwachtingen om hiermee in de sector een grote impact te maken.’ 

‘Zorgorganisaties maken voor zo’n 80 procent gebruik van dezelfde informatiebronnen’, vult Natascha aan, ‘zoals de cao VVT en de Vilans protocollen. Deze vind je allemaal terug in de Virtuele Collega. De overige 20 procent kun je laden met bronnen die specifiek bij jouw organisatie horen.’ 

Omdat kennis delen en samenwerken zo loont, roepen Mijzo en tanteLouise zorgorganisaties op om hun AI-oplossingen zoveel mogelijk te delen met het veld: ‘Roep wanneer je ergens mee bezig bent, ook al zit je nog in een verkennende fase’, zegt Heidi. ‘Want wanneer een andere organisatie met eenzelfde ontwikkeling bezig is, kun je samenwerken en zo dubbel werk voorkomen. En samen kom je verder. Daarvan zijn wij het bewijs.’ 

Waarschijnlijk is de Virtuele Collega in beide organisaties begin 2026 beschikbaar. De innovatie is deels gefinancierd met subsidie van Interreg Vlaanderen-Nederland.