Toen Annelies Kloppenborg, manager Extramurale Zorg bij Cardia, in de thuiszorg ging werken, verbaasde ze zich over de hoeveelheid tijd die zorgprofessionals achter hun bureau doorbrachten. “Ik dacht: wat zijn we nu aan het doen? Een wijkverpleegkundige hoort ook in de wijk te zijn, bij cliënten en in contact met het netwerk om hen heen.”

Die gedachte sluit aan bij de aanpak waarmee Cardia sinds twee jaar werkt aan het verminderen van administratieve lasten. Vooral in de thuiszorg valt veel tijd te winnen. Niet door simpelweg nieuwe systemen in te voeren, maar door eerst samen met medewerkers te kijken hoe het werk slimmer en eenvoudiger kan worden. “We zijn allereerst het gesprek aangegaan met wijkverpleegkundigen en casemanagers en hebben aan hen gevraagd wat zij nodig hebben”, vertelt Onno Keinhorst, projectmanager Innovatie. “In de gesprekken kwam steeds de vraag terug: wat is nice-to-know en wat is need-to-know?”

Dat leverde soms lange discussies op. Want welke informatie is écht nodig om goede zorg te kunnen bieden? En wat leggen we vast omdat we dat nu eenmaal gewend zijn? “Het verpleegkundige proces kwam weer centraal te staan in plaats van het administratieve systeem”, aldus Onno.

Terug naar de kern

Samen met een werkgroep bracht Karolien Meijvogel, senior adviseur Beleid en Kwaliteit, de bestaande werkwijze in kaart. “Bij alles wat we deden, keken we opnieuw: is dit nodig of is het vooral leuke informatie om te hebben?”

De uitkomsten werden steeds getoetst bij collega's uit de praktijk. Daarbij keek Cardia ook kritisch naar gewoontes die in de loop der jaren waren ontstaan. Onno: “Zorgprofessionals zijn een bepaald patroon gewend: het systeem werkt zo, dus dan zullen we het wel zo moeten doen. De uitdaging was om buiten die gebaande paden te denken.”

Ook de regels achter de registraties werden opnieuw bekeken. Wat moet er daadwerkelijk worden vastgelegd en waar is ruimte om het eenvoudiger te doen? Karolien: “Wat zeggen die registraties daadwerkelijk en wat moeten we minimaal vastleggen? Dat geeft veel sturing.”

Van vier uur naar drie kwartier

De nieuwe werkwijze is misschien wel het duidelijkst merkbaar bij de intake van nieuwe cliënten in de thuiszorg. Veel praktische gegevens worden tegenwoordig vooraf verzameld met behulp van een digitale tool. Daardoor hoeft de wijkverpleegkundige tijdens het eerste bezoek minder tijd aan administratie te besteden en ontstaat er meer ruimte voor het gesprek. “Voorheen ging een groot deel van zo'n eerste bezoek over administratie, zoals het BSN”, vertelt Karolien. “Nu wordt vooraf het digitale intakeformulier ingevuld en kunnen we veel sneller in gesprek over de hulpvraag.”

Dat gesprek is belangrijk. Want de informatie waarmee iemand wordt doorverwezen, sluit niet altijd aan bij de daadwerkelijke ondersteuningsvraag. Door minder tijd kwijt te zijn aan het verzamelen van gegevens, kunnen wijkverpleegkundigen sneller ontdekken wie iemand is, wat diegene nodig heeft en welke mensen uit de omgeving kunnen helpen. Ook Annelies ziet wat de nieuwe aanpak oplevert. “Waar wijkverpleegkundigen daar normaal ongeveer vier uur mee bezig waren, duurt dat nu vaak drie kwartier tot een uur.”

Technologie volgt de zorg

Pas toen duidelijk was welke informatie écht nodig is, keek Cardia hoe technologie het werk kon ondersteunen. Met digitale hulpmiddelen kunnen afspraken, doelen en interventies sneller in een zorgplan worden verwerkt. Handelingen die voorheen veel tijd kostten, verlopen daardoor een stuk eenvoudiger. De nieuwe inrichting biedt bovendien mogelijkheden om onderwerpen te bespreken die eerder minder gemakkelijk aan bod kwamen. Onno noemt seksualiteit en drugsgebruik als voorbeelden. Daarbij blijft het professionele oordeel van medewerkers leidend. “Uiteindelijk blijven zij de professionals en blijven zij in de lead.”

Voor Karolien staat daarbij één ding voorop. “De kwaliteit moet als eerste goed zijn. Omdat nu efficiënt in kaart wordt gebracht wat nodig is, verbetert de kwaliteit van de zorg. We merken ook dat we hiermee doelmatiger worden.”

Samen verder vernieuwen

Dat Cardia een relatief kleine organisatie is, helpt volgens Annelies bij het doorvoeren van veranderingen. Collega's weten elkaar snel te vinden, signalen uit de praktijk komen gemakkelijk op de juiste plek terecht en besluiten kunnen met een klein gezelschap worden genomen. Tegelijkertijd zijn er ook ontwikkelingen waarbij samenwerking met andere partijen belangrijk is. Bijvoorbeeld als het gaat om het verder ontwikkelen en inzetten van technologie. Onno ziet daarin volop mogelijkheden. “Met technologie kun je een grote efficiëntieslag maken. Maar vervolgens komen er vragen over bijvoorbeeld de bekostiging. Daar liggen nog uitdagingen waar partijen gezamenlijk mee aan de slag moeten.”

Met plezier aan het werk in de thuiszorg

Cardia kijkt ondertussen alweer vooruit. Een belangrijke volgende stap is het beter delen en hergebruiken van informatie. Want waarom zou een cliënt bij verschillende zorgprofessionals steeds opnieuw dezelfde vragen moeten beantwoorden? “Mijn ideaalbeeld zou zijn dat we domeinoverstijgend met dezelfde intakegegevens kunnen werken”, vertelt Onno. “De informatie die er al is, gebruik je opnieuw en je voegt alleen toe wat nog nodig is. Dan hoeft een cliënt niet tien keer dezelfde vragen te beantwoorden.”

Voor Annelies gaat het uiteindelijk om meer dan alleen minder administratie. Ze wil vooral dat medewerkers hun werk met plezier kunnen blijven doen. “Ons doel is: stabiele teams die het ontzettend leuk vinden om hier te werken. Medewerkers moeten merken dat de organisatie er alles aan doet om hun werk zo goed en handig mogelijk in te richten, zodat zij goede en verantwoorde zorg kunnen leveren. En dat er naar hen wordt geluisterd.” Karolien, die zelf jarenlang als wijkverpleegkundige werkte, herkent dat gevoel. “Ik denk elke keer: waren we toen ook maar zo ver met de mogelijkheden die er nu zijn. De tools hadden mij destijds enorm geholpen.”