VVT-Werkgeverschap

6. Integratie van overleggen rond medezeggenschap

Gezamenlijk overleg met alle partijen
In veel zorgorganisaties bestaan ideeën om de verschillende vormen van medezeggenschap, afstemming en overleg te integreren. Kern van de gedachte is: zet alle betrokken partijen elkaar (managers, medewerkers, cliënten, mantelzorgers, vrijwilligers) en ontwikkel samen de optimale oplossing voor een probleem.

Waarom integratie?

* De dialoog wint aan kwaliteit. In één gesprek worden verschillende (deel) belangen tegen elkaar afgewogen.
* Integratie van overleg is efficiënter. Het is veel sneller om alle belangen in één keer tegen elkaar af te wegen, dan te schakelen tussen alle belanghebbenden.
* Meer draagvlak voor het besluit. In een gezamenlijk overleg worden uiteenlopende belangen eerder benoemd, zodat je er rekening mee kunt houden bij het formuleren van het besluit.
* Betere sfeer in het overleg. Samen bouwen aan een goed besluit.
Vrijwilligers en mantelzorgers krijgen een stem in (voor hen) nieuwe gremia. Deze groepen zijn belangrijk voor de kwaliteit van de zorg en kunnen intensiever betrokken worden bij de besluitvorming.
* Advies en uitvoering komen dichter bij elkaar. In de fase van implementatie blijkt vaak dat besluiten aangepast moeten worden aan de weerbarstige praktijk. Dat kan voorkomen worden door tijdig overleg tussen alle betrokkenen


Hoe werkt integratie in de praktijk?
De rol van bestuurder verandert bij de integratie van overleg. Van ‘onderhandelaar’ naar ‘facilitator’ van een besluit.

Een aantal ondernemingsraden overlegt met enige regelmaat met het MT of stuurt vertegenwoordigers naar MT-vergaderingen. MT-leden kunnen aandacht vragen voor invoeringsproblemen en de OR-leden denken mee over de oplossing. Signalen van de werkvloer over knelpunten in de zorgverlening kunnen met de betrokken managers meteen worden kortgesloten.

Cliëntenraden en ondernemingsraden vergaderen gezamenlijk of sturen vertegenwoordigers naar een gezamenlijk overleg. Ze bespreken een voorliggend besluit, wisselen deelbelangen uit en komen zo tot een gezamenlijk advies. Hierbij kunnen ook vertegenwoordigers van vrijwilligers of mantelzorgers aansluiten. Een onderwerp wordt van meerdere kanten belicht. Uiteenlopende belangen worden tegen elkaar afgewogen, al doende komt er een optimale oplossing tot stand.

Veelbelovende resultaten
De uitkomsten van de pilots zijn veelbelovend. Zo werkt de integratie van overleggen inspirerend voor bestuurders. “Vroeger ging je van tafel naar tafel met je eigen besluit, nu maken we met elkaar een gedragen besluit”.

Een projectmatige aanpak werkt het beste. Beter dan het instellen van regelmatige gezamenlijke vergaderingen, werkt het bij elkaar roepen van vertegenwoordigers van OR, CR en MT naar aanleiding van een specifiek onderwerp. Deze werkwijze leidt er toe dat belangen in een vroeger stadium van besluitvorming tegen elkaar afgewogen worden en helpt het om belangentegenstellingen te overbruggen. Gezamenlijk overleg tussen MT en OR levert meer begrip op over de manier waarop besluiten worden genomen en uitgevoerd. En het helpt bij het kortsluiten van signalen van de werkvloer als zich daar knelpunten of conflicten voordoen.

Pilots
Zorgorganisaties die met integratie van overlegvormen ervaring hebben opgedaan zijn het Zorgcollectief Zuidwest-Drenthe (ZZWD) en zorggroep Liemerije.

Zorgcollectief Zuidwest-Drenthe (ZZWD) (Drenthe) - gevorderd

Context

De OR wilde in gesprek met de cliëntenraad. Een regulier overleg bleek niet zinvol, maar beide raden vonden elkaar wel op de inhoud, nl. de cliënt centraal. De bestuurder kiest nu vaker om in gesprek te gaan met alle belangengroepen tegelijk in plaats van alle belangengroepen afzonderlijk. Bestuurder en OR wilden naar een projectgerichte aanpak: onderwerp centraal, er dan met MT, CR en OR over praten, en daarna ieder zijn eigen bevoegdheden laten toepassen op het resultaat.

Aanpak

- OR ging in gesprek met cliëntenraad (CR) en vrijwilligers om te zien hoe er kon worden samengewerkt.

- Bestuurder voerde op een aantal onderwerpen overleg met CR, vertegenwoordigers van vrijwilligers én CR. Dit leidde tot goede belangenafweging en een gedragen besluit.

Leervragen

- Hoe bekijken we per onderwerp of gezamenlijk overleggen meerwaarde heeft?

Bij uiteenlopende belangen wel doorpraten om optimale oplossing te bereiken.

- Wat betekent de rolverandering van de directie van ‘overlegpartner’ naar ‘facilitator’ van het overleg?

 

Liemerije (Gelderland) - gevorderd

Context

Liemerije wilde meer rendement uit de medezeggenschap halen, door zaken directer en met minder dubbelingen aan te pakken. Het was zoeken naar werkwijzen buiten de bekende kaders, om met minder tijd en energie een beter gesprek op gang te krijgen.

Aanpak

Er zijn drie experimenten geweest:

-          Het gezamenlijk overleg voeren van cliëntenraad (CR) en OR. Om dubbelingen te voorkomen en om alle belangen op een afgewogen manier tegen elkaar af te wegen.

-          Samenwerking OR en managementteam (MT). In de OR trokken twee OR-leden de verantwoordelijkheid voor een onderwerp naar zich toe en namen voor dat onderwerp ook deel aan MT overleg , en raadpleegden medewerkers over dit onderwerp.

-          Het betrekken van medewerkers bij de behandeling van het onderwerp in de OR.

OR, CR, bestuurder en MT hebben er veel van geleerd.

Leervragen

- Een thema- of onderwerp gerichte aanpak, maakt samenwerking tussen CR, OR, MT veel makkelijker.

- Hoe komen we tot projectgericht denken en een projectgerichte aanpak?

-Er is door samen te werken tussen de verschillende gremia veel winst te boeken. In te besteden energie en in kwaliteit van de adviezen.

- Projectgericht werken maakt ook actief betrekken van medewerkers mogelijk. Maar hoe krijgen we alle medewerkers zo ver dat ze dat ook echt gaan doen?