VVT-Werkgeverschap

Quotes Werkbalans-tool

Tekst Wilma Hammond, zorgmanager KWZA in Apeldoorn.

‘We zijn in 2013 sterk gegroeid in de thuiszorg. Niet alleen qua volume maar ook qua dienstenaanbod en competenties. Dat was een grote uitdaging omdat we tot dan alleen intramuraal werkten.

De Werkbalans-tool heeft ons geholpen deze groei in goede banen te leiden. We hebben steeds met de tool de zorgvraag verbonden aan de benodigde routes en personele inzet. We kunnen er snel scenario’s mee maken met ingrediënten als productiviteit, passende routes, deskundigheid en een werkbare contractenmix. Handig is ook dat je de effecten van het aantal opkomsten naar het werk goed kunt overzien. Dat is vooral in de thuiszorg een sleutelfactor. Wat ons ook goed is bevallen is, dat je samen met je collega’s van F&A en HR met de tool snel grip hebt op de situatie en slagvaardig kunt handelen. Onze volgende stap is om de Werkbalans-tool meer in handen te geven van de teams. Uiteindelijk moeten zij straks zelfstandig en slagvaardig kunnen handelen. Ik vind de tool een aanrader. Het raakt de kern van je bedrijfsvoering en het overleg daarover in de organisatie.’

 

Tekst Annemarie Loonen, manager Personeel en Opleiding stichting Maasduinen

‘Met behulp van de werkbalanstool kwamen er goede en diepgaande discussies op gang tussen de managers onderling en tussen de managers en hun teamleden. De werkbalanstool geeft ons onder andere inzicht in welke formatie nodig is (qua aantal, contract- en deskundigheidsmix) voor de zorgverlening van een bepaalde cliënten samenstelling en laat zien welke dienstroosters hierbij het beste passen. Daarnaast wordt duidelijk wat een wijziging in het één voor gevolg heeft voor het ander. Wat ons betreft een waardevol instrument om samen (op alle niveaus) kritisch en op een eenvoudige manier naar de afstemming formatie/deskundigheidsmix/cliënten samenstelling/dienstroosters te kijken en hierover discussies te voeren.’

 

Tekst Rolien Woudberg, P&O adviseur bij ZZWD

Binnen ZZWD zijn we in 2013 gestart met zelfregulerende teams. Het plannen van de zorg (de routeplanning ) en het roosteren (de  medewerker planning) zijn taken, die bij het team zijn gelegd. We hebben ervaren dat dit voor teams een behoorlijke uitdaging is, er kwam heel veel los, dit liep uiteen van systemen die dit proces onvoldoende ondersteunden tot allerlei zaken op het vlak van het praktisch organiseren.

Het is dan ook erg belangrijk dat dit proces  van zelfroosteren van uit de organisatie gefaciliteerd en ondersteund wordt. Het bieden van kaders, heldere uitgangspunten, het anders inrichten van systemen en praktische training zijn voorbeelden daarvan. Al vrij snel nadat teams aan de slag waren werd duidelijk dat teams zelf initiatief namen, nieuwsgierig op zoek gingen naar kaders en behoeften aangaven op het punt van overzicht en inzicht bij het organiseren van het werk en het overleg daarover.

 

De Werkbalans-tool voldoet aan de behoefte van de teams aan een praktisch en overzichtelijk houvast. Zij kunnen er veilig en snel meewerken. De teams zijn immers niet bezig in de productieomgeving van het bewerkelijke planningsysteem. Een pluspunt is verder dat de teams werken binnen de kaders die de organisatie heeft ingevoerd in de Werkbalans-tool. Ook dat geeft houvast.

 

Ook heeft de Werkbalanstool geholpen op het niveau van afstemming tussen de zorgmanager, financiën en hrm over de kaders voor de bedrijfsvoering. Door de afgesproken kaders in te voeren binnen de tool kon vervolgens gekeken worden naar de effecten, die dit had op de andere niveaus binnen de tool. We zagen direct de invloed op de beschikbare klanttijd en de beschikbare tijd voor medewerkers. Dit leverde goede stuurinformatie op die input geeft om bij te sturen op het resultaat. Het mooie van de tool is dat het inzichten biedt op de verschillende niveaus binnen de organisatie en dat iedereen werkt met dezelfde gegevens.

Hierdoor ontstaat transparantie en dialoog tussen de verschillende niveaus.  

 

Tekst Ilse Dekkers – Weissberg, zorgmanager stichting Maasduinen

Met de werkbalanstool kan je op basis van gezamenlijk geformuleerde doelstellingen, op organisatieniveau én op teamniveau inzichtelijk maken hoeveel medewerkers in een team nodig zijn om zorg volgens afspraak te kunnen leveren. De werkbalanstool helpt bij de bewustwording van de driehoek financiën (voor gezonde organisatie), bij het maken van afspraken met cliënten (voor cliënttevredenheid) en het beheersen van werkdruk (voor medewerkerstevredenheid).

1-DSC_0162-002

Johanneke van Woerden